Hoe uw e-mail beheren in 5 stappen?

Gooi de rotzooi weg

Verminder de hoeveelheid e-mail die u ontvangt door de toestroom van ongewenste e-mail te stoppen.

Afmelden voor alle catalogi, ja, allemaal. U kunt hun inhoud al online vinden. De meeste hebben kleine lettertjes met instructies voor het uitschrijven, of u kunt het online doen. Als u minder ongewenste e-mail ontvangt, hoeft u minder tijd te besteden aan het beheren van uw e-mail. Het is ook goed voor het milieu.

Nadat je je voor alles hebt afgemeld, zal je mailbox een tijdje zalig vrij zijn van ongewenste e-mail, maar het zal langzaam weer beginnen te accumuleren. Blijf jezelf doorlopend verwijderen van mailinglijsten of maak elke zes maanden wat tijd vrij om je naam te verwijderen van alle lijsten waaraan je bent toegevoegd.

Plan het

De meeste mensen sorteren de post als ze na het werk door de deur lopen en stoppen vaak halverwege om hun jas op te bergen of hun aandacht te richten op wat er gaat eten. Weersta de neiging om uw post te beheren totdat u de tijd en aandacht heeft om aan deze taak te besteden. Dit is waarom:

• Als u onderweg tussen de deur sorteert, is de kans groot dat u op dat moment niet bereid bent uw post te beheren. Je hebt het juiste gereedschap en de aandacht nodig om te beslissen hoe je elk stuk gebruikt of weggooit.
• Raak een vel papier nooit meer dan één keer aan als dat niet nodig is. Dit maakt papierbeheer zo vermoeiend: u moet het elke keer lezen! Wacht tot u klaar bent om te beheren en weg te gooien.

Gebruik de juiste tools

Zorg dat u de juiste tools bij de hand heeft om uw post weg te gooien, te recyclen of te beantwoorden. Dit bevat:

• Shredder
• Recycling bak
• Opbergsysteem en kalender

Bewaar uw papiervernietiger en prullenbak niet in aparte kamers. Ze moeten naast u staan terwijl u werkt, zodat u meteen actie kunt ondernemen. Zo heb je geen stapels papier die wachten om door het hele huis te worden gerecycled en versnipperd.

Breng een systeem tot stand

Er zijn drie eindspelen voor elk poststuk:

1. Onderneem actie met mail die nu of straks aandacht nodig heeft. Verdeel het in meer categorieën zoals archiveren, reageren, onmiddellijke actie, enz.
2. Recycle ongewenste e-mail die geen waarde voor u heeft en geen identificerende informatie bevat buiten uw naam
3. Vernietig een stuk e-mail met andere identificerende informatie dan uw naam en adres. Dit omvat burgerservicenummers, geboortedata, creditcardaanbiedingen en meer.

Ga ermee door

Nu je een systeem hebt uitgeschakeld, moet je het volhouden. Als je niet elke dag tijd hebt om je post te sorteren, plaats het dan in een inbox op je bureau, bij je hal of in een hoek op je aanrecht in de keuken. Plan om een of twee keer per week tijd te besteden aan het sorteren van elk poststuk, zodat u niets belangrijks mist.