Hoe lang moeten documenten worden bewaard en wat moet worden vernietigd?

Stapels papier zijn lastig, en het beheren van een archiefsysteem voor thuisgebruik kan lastig zijn. U moet echter bepaalde documenten vasthouden, omdat u nooit weet wanneer u ze nodig heeft.

Hoe lang moet u uw belastingen, kwitanties, bankafschriften en andere belangrijke documenten bewaren? Elk type document is anders, dus u wilt er zeker van zijn dat u al uw papierwerk lang genoeg bewaart voordat u de papierversnipperaar start, zelfs als u denkt dat u er klaar mee bent.

Een werkbaar archiveringssysteem voor thuis onderhouden

Een sleutel tot het creëren van een werkbaar archiveringssysteem voor thuis is om te beginnen met het verminderen van de hoeveelheid papier die u ontvangt. Het kan de hoeveelheid papier die u moet versnipperen of archiveren aanzienlijk verminderen. Dit betekent het verwijderen van ongewenste e-mail, aanmelden voor e-facturen en geen flyers accepteren, kortingsbonnen die u nooit zult gebruiken, catalogi die u nooit zult lezen of andere ephemera waarvan u denkt dat u ze moet vasthouden als u weet dat u het echt niet doet 't.

Als u deze voorsorteerfase uit de hand laat lopen, kunt u echt worstelen met papierwarboel. Het kan zelfs zo ver komen dat je het gevoel hebt dat je het misschien oppot. In deze gevallen kan het erg handig zijn om contact op te nemen met een professional die u bij het opruimproces kan begeleiden.

De tweede stap is om ervoor te zorgen dat u over een goed e-mailbeheersysteem beschikt. Hoe efficiënter u de post verwerkt wanneer deze binnenkomt, hoe minder vaak u een grote sessie van archiveren, versnipperen en recyclen hoeft te doen.

Zet een elektronisch systeem op

Als u uw papieren archivering opruimt door een elektronisch archiveringssysteem op te zetten, bespaart u ruimte en rommel. Tegenwoordig is een elektronisch archiveringssysteem logisch omdat het eenvoudiger is dan ooit.

Om te beginnen heb je een scanner nodig en een plek om je bestanden op te slaan: een mappensysteem op een computer en een back-up in de cloud, evenals een externe harde schijf. Hoe meer back-ups u hebt, zowel thuis als daarbuiten, des te beter bent u voorbereid om de stapel papierwerk weg te gooien zonder u zorgen te maken dat u iets belangrijks verliest.

Stel algemene mappen op voor verschillende soorten documenten (bijv. Huishouden, belastingen, auto, geboorteakten, enz.). U hoeft niet te nauwkeurig te zijn bij het opslaan van de documenten, aangezien elektronische archiveringssystemen doorzoekbaar zijn.

Scan vervolgens elk document en sla het op in een map op basis van de inhoud. Zorg ervoor dat u elk een unieke bestandsnaam geeft om het te beschrijven, zodat het snel kan worden gevonden via de zoekfunctie van uw computer. Door de datum aan het einde van de bestandsnaam toe te voegen, kunt u hetzelfde type document uit verschillende tijdsperioden onderscheiden. Noem het bijvoorbeeld utilitystatement-Feb2019.pdf in plaats van uw energierekening utilitystatement.pdf aan te roepen.

Er zijn ook een aantal apps beschikbaar waarmee u snel verschillende documenten kunt opnemen en opslaan. Velen kunnen worden beheerd via uw smartphone of tablet, zodat u zich kunt ontdoen van papierwerk (vooral bonnetjes) wanneer u niet in de buurt van uw thuiscomputer bent.

Kopieën bewaren

Voor uw belangrijkste documenten adviseren experts om meerdere exemplaren te bewaren. Dat kan betekenen dat u één exemplaar in uw cloudopslag bewaart en een andere op een harde schijf. Het kan ook betekenen dat u één kopie in uw elektronische indiening bewaart en één papieren kopie in een brandveilige kluis.

Documenten om voor altijd op te slaan

Een aantal documenten moet voor altijd worden bewaard. Dit zijn de belangrijkste die u om verschillende redenen op enig moment in de toekomst nodig heeft. Door ervoor te zorgen dat ze op een veilige plaats worden bewaard en dat een kopie veilig is, bespaart u veel tijd wanneer u ze nodig heeft.

• Academische gegevens: diploma's, transcripties en al het portfoliowerk dat in de toekomst kan worden gebruikt bij het solliciteren naar een baan.
• Aannemingspapieren
• Doopcertificaten
• Geboorte certificaat
• Overlijdensakten: kan nodig zijn voor belastingdoeleinden.
• Rijbewijzen
• Arbeidsregistratie: alle clausules, overeenkomsten, disciplinaire dossiers en prestatiebeoordelingen.
• Huwelijksakten
• Medische gegevens
• Militaire verslagen
• Paspoorten
• Pensioen- en pensioengegevens
• Sociale zekerheidskaarten
• Testamenten

Documenten om gedurende een bepaalde periode te bewaren

Stel je voor dat je een leven lang aan bankafschriften en rekeningen op je bureau hebt liggen. Na slechts tien jaar zou die stapel waarschijnlijk waanzinnig groot zijn. Er zijn veel soorten documenten, meestal financiële, die u een bepaalde tijd moet bewaren, maar niet voor altijd hoeft te bewaren. Misschien moet je ze een tijdje maandelijks of wekelijks raadplegen, dan worden ze gewoon weer een stuk papier dat rondslingert en rommel creëert.

Het lastige is om te weten wanneer u dit soort records kunt verwijderen. Er is geen goed antwoord voor alles, maar aanbevolen richtlijnen op basis van wat het is:

• Bankafschriften: een maand
• Rekeningen: één jaar voor alles wat met belasting of garantie te maken heeft; alle andere rekeningen moeten worden versnipperd zodra ze zijn betaald.
• Creditcardrekeningen: versnipperen onmiddellijk na betaling.
• Bonnen voor huisverbetering: Bewaar tot het huis is verkocht.
• Investeringsgegevens: zeven jaar nadat u de rekening heeft gesloten of de waardepapieren heeft verkocht.
• Huurcontracten: Bewaar totdat u verhuisd bent en uw borg terug heeft ontvangen van de verhuurder.
• Looncheques en loonstrookjes: één jaar, of totdat u uw W-2-verklaring voor dat belastingjaar hebt ontvangen.
• Verkoopbewijzen: Bewaar gedurende de garantieperiode voor grote aankopen zoals apparaten en elektronica. Voor zaken als boodschappen en kleding: bewaar de bon pas totdat u weet dat u deze niet hoeft te retourneren.
• Belastingdocumenten: zeven jaar, inclusief uw aangifte en alle bijbehorende documenten zoals W-2's en ontvangstbewijzen.
• Voertuiggegevens: bewaren totdat de boot, auto of motorfiets is verkocht.

Hoe u documenten kunt verwijderen

Het versnipperen van documenten is de belangrijkste manier om uzelf te beschermen tegen identiteitsdiefstal. Over het algemeen zijn er bepaalde documenten die absoluut moeten worden versnipperd. Dit omvat alles met accountnummers, geboortedata, meisjesnamen, wachtwoorden en pincodes, handtekeningen en burgerservicenummers.

Als documenten nog steeds "actief" zijn - u moet ze bewaren voor referentie - plaats ze op onderwerp in uw thuisarchiefsysteem. Versnipper ze pas als ze niet meer in gebruik zijn.

Welke documenten te versnipperen

Wanneer u klaar bent met deze documenten en ze niet langer nodig heeft, kunt u ze gerust versnipperen:

• ATM-bonnen
• bankafschriften
• Geboorteakte kopieën
• Geannuleerde en ongeldige cheques
• Creditcardrekeningen
• Kredietrapporten
• Rijbewijzen (verlopen)
• Arbeidsdocumenten die identificerende informatie bevatten
• Verlopen paspoorten en visa
• Investeringsrekeningnummers
• Legale documenten
• Investeringen, aandelen en onroerendgoedtransacties
• Artikelen met een handtekening (huurcontracten, contracten, brieven, etc.)
• Bagage labels
• Medische en tandheelkundige gegevens
• Papieren met een sofinummer
• Wachtwoorden of pincodes
• Betaalstubs
• Vooraf goedgekeurde creditcardaanvragen
• Bonnen met het controleren van rekeningnummers, creditcardnummers of andere identificerende informatie
• Belastingformulieren
• Transcripties met identificerende informatie
• Reisroutes
• Gebruikte vliegtickets
• Nutsrekeningen (telefoon, gas, elektriciteit, water, kabel-tv, internet, etc.)

Al het andere, zoals papierwerk, kunt u gewoon recyclen. Zorg voor een flexibel archiveringssysteem zodat u deze documenten onder controle kunt houden. Het is ook een goed idee om er een gewoonte van te maken uw opgeslagen documenten regelmatig door te nemen. Probeer dit te doen bij het betalen van rekeningen, het indienen van uw belastingen of het uitvoeren van een soortgelijke terugkerende taak, zodat u het niet vergeet en uw papierwerk uit de hand loopt.