Hoe organiseer je een huisarchiveringssysteem in 7 stappen?

De strijd is reëel: het beheren van belangrijke documenten en papieren rommel is de put. Daarom is het cruciaal om een eenvoudig, uitvoerbaar archiveringssysteem voor thuis op te zetten dat u daadwerkelijk zult gebruiken - een persoonlijk archiveringssysteem werkt alleen als u het bijhoudt!

Dit is een weekendproject. Begin niet op een doordeweekse avond na een lange dag werken of op school. Begin deze op een zaterdag- of zondagochtend, gewapend met een kopje koffie of thee, en een laten we dit doen.

Wat je nodig zult hebben

• Archiefkast of archiefdoos
• Hangende bestandsmappen
• Desktop-vijlhouder
• Shredder
• Recycling bak
• Bestandsmappen
• Labelmaker of pen

Verzamel al uw papieren op één plek

De eerste stap bij het opzetten van een archiveringssysteem voor thuis is om al uw bestanden en papieren in dezelfde ruimte te verzamelen, zodat u ze kunt sorteren, recyclen en versnipperen. Alles op één plek hebben heeft de volgende voordelen:

• Het houdt je gefocust op de taak die voor je ligt. Als je al je spullen en al je papieren op één plek hebt, heb je echt geen excuus om je in te graven.
• U zult grondiger zijn. Als u van tevoren uw huis schoonmaakt, hoeft u de taak over een paar weken niet meer te herhalen wanneer u een vergeten stapel papieren in de wasruimte vindt.

Er zijn een paar plaatsen om naar papieren te zoeken, behalve de voor de hand liggende bureauladen, archiefkasten en poststapels:

• De woonkamer: Papieren stapelen zich vaak op in de woonkamer als we niet weten wat we ermee moeten doen.
• Tassen: Rugzakken, werktassen, handtassen, sporttassen en koffers hebben allemaal de neiging om papieren op te hopen.
• De keuken: Papieren stapels komen in de keuken terecht. Dit komt omdat de keuken vaak de eerste plaats is waar we heen gaan als we thuiskomen.

Kies een goede plek waar je vijf stapels kunt maken. Dit kan de keukentafel zijn, het bed in de logeerkamer of uw bureau als het groot genoeg is. De vloer werkt ook.

Als je zoveel papier hebt dat je stapels kunnen omvallen, gebruik dan bakken of kartonnen dozen. Label ze om ze gescheiden te houden en om fouten te voorkomen, zoals per ongeluk de belastingaangiften van vorig jaar in de prullenbak gooien.

Verdeel uw papieren in vijf categorieën

Neem een beslissing over elk vel papier - niet uitstellen en voor later bewaren. Elk document valt in een van deze vijf categorieën:

Actie

Dit zijn de papieren die u nodig hebt om actie te ondernemen en dan weggooien. Verwar deze niet met documenten die tot de categorie huishouden behoren. Huishoudelijke documenten worden permanent bewaard; action-bestanden worden één keer gebruikt en vervolgens verwijderd.

Voorbeelden: uitnodigingen, parkeerkaarten, afspraakherinneringen, huiswerk en rekeningen

Archief

Papieren of documenten waaraan u zich moet vasthouden, maar u hoeft niet vaker dan één of twee keer per jaar te verwijzen.

Voorbeelden: belastingaangiften, medische dossiers, academische dossiers, bewijs dat u hebt deelgenomen aan juryplicht, akten, huurovereenkomsten, garanties en contracten

Huishouden

Dit zijn papieren die je gebruikt om je huis (en leven) draaiende te houden.

Voorbeelden: coupons, recepten, gebruikershandleidingen, kwitanties voor de belastingen van dit jaar en documenten voor aanstaande reizen

Recyclen

Papieren en documenten die niet vallen in een van de bovenstaande categorieën en bevatten geen persoonlijke informatie.

Voorbeelden: ongewenste e-mail, werkbladen van een seminar waarin u niet langer geïnteresseerd bent, kranten, tijdschriften, oud huiswerk dat u niet nodig hebt en gebruikte enveloppen

Versnipperen

Papieren en documenten die niet in de eerste drie categorieën vallen, maar persoonlijke identificatiegegevens bevatten.

Voorbeeld: creditcardaanbiedingen, oude bankafschriften en rekeningen

Declutter en gooi documenten en bestanden weg die u niet langer nodig heeft

Je grootste stapel zal recycling zijn. Recycle deze papieren eerst. Het doel is hier om de hoeveelheid papier waarmee u te maken heeft zo snel mogelijk te verminderen.

Vernietig vervolgens de documenten die vernietigd moeten worden - dit omvat alles dat u identificeert buiten uw naam en adres.

Nu je de rotzooi hebt weggegooid, is het tijd om een systeem op te zetten dat is:

• Makkelijk in gebruik, dus je gaat hem ook echt gebruiken
• Flexibel genoeg om veranderingen in het leven en nieuwe projecten op te vangen
• Verstandig georganiseerd, dus als u snel iets moet vinden, kunt u het lokaliseren

Het mooie hier is dat u deze categorieën verder kunt opsplitsen, afhankelijk van de hoeveelheid papier die uw huis of kantoor binnenkomt en verlaat.

Maak een archiefbestand aan voor uw thuisarchiveringssysteem

Het is vrij eenvoudig om te beslissen welke documenten in uw archiefbestand worden opgenomen. Dit zijn de belangrijkste papieren die u bezit. Ze zijn het bewijs dat u en uw gezin bestaan, betalen uw belastingen, bezitten huizen en auto's, afgestudeerd aan de universiteit, kunnen buiten uw land reizen met een paspoort of visum. Als u een bedrijfseigenaar bent of meer dan één eigendom bezit, wordt dit bestand nog groter.

Basisprincipes om in dit bestand te bewaren zijn onder meer:

• Belastingteruggave
• Medische gegevens
• Academische gegevens
• Het bewijs dat je jurylid hebt vervuld
• Daden
• Huurcontracten
• Contracten
• Paspoorten
• Sociale zekerheidskaarten
• Arbeidsregistraties
• Doopcertificaten
• Levensverzekeringen en pensioendocumenten

Bewaar deze papieren in een vuurvaste doos, in gelabelde bestandsmappen. Uw persoonlijke archiveringssysteem moet de volgende categorieën bevatten:

• Academisch
• Auto
• Werkgelegenheid
• Financieel
• Gezondheid
• ID kaart
• Verzekering
• Onroerend goed

Organiseer ze alfabetisch, maar bewaar het ID-bestand met uw geboorteakte, paspoort, socialezekerheidskaarten en al het andere dat u vaak gebruikt vooraan in de archiefdoos.

Regel een huishouddossier

Hier is een goede vuistregel voor wat u in uw huishouddossier moet opslaan: alles wat u in de toekomst nodig heeft, maar op dit moment geen actie hoeft te ondernemen en dat niet in uw archiefbestand thuishoort.

Maak in plaats van een archiefdoos of -bak een map met secties en vervolgens vakken om dingen zoals kortingsbonnen en cadeaubonnen op te slaan. Maak secties voor het volgende:

• Coupons en vouchers
• Cadeaubonnen
• In afwachting van kortingen
• Ontvangstbewijzen voor items met een groot ticket, zoals apparaten of meubels
• Beloningen en klantenkaarten
• Aantekeningen en referentiemateriaal voor aankomende projecten waaraan u werkt
• Recepten
• Ontvangsten voor belastingen
• Verzekeringen voor auto / woning / huurder

Stel een actiebestand op

Het actiedossier is de papieren waarop u actie moet ondernemen en die u vervolgens moet weggooien. Elk belangrijk document dat permanent of voor een lange periode moet worden bewaard, hoort thuis in uw huishouddossier. Actiebestanden zijn fysieke herinneringen aan dingen die u moet doen.

Gebruik een desktop-inbox om deze papieren te bewaren. Kies iets leuks en kleurrijks, zodat je nooit vergeet dat de doos er is - en dat de items erin actie nodig hebben! U kunt deze box ook gebruiken om e-mail te beheren.

Hier zijn voorbeelden van wat u in uw actiebestand moet bewaren:

• Binnenkomende berichten
• Uitnodigingen voor aankomende evenementen en eventuele responskaarten die daarbij horen
• Rekeningen om te betalen en vervolgens te versnipperen of recyclen
• Toestemming om te ondertekenen
• Afspraakherinneringen
• Ontvangstbewijzen voor alles wat u onlangs heeft gekocht voor het geval u besluit terug te keren
• Ontvangsten voor alles wat u wacht om te ontvangen

Je zou dit bestand in meer categorieën kunnen opsplitsen, maar het is gemakkelijker om alles in dit vak te gooien en het dan een, twee of drie keer per week door te nemen. Op dat moment kunt u alles wat u niet langer nodig heeft recyclen of versnipperen, alles archiveren dat in het archief of huishoudelijke bestanden thuishoort en actie ondernemen voor alles waarop moet worden gereageerd. Het doel is om dit bestand zo klein mogelijk te houden.

De truc is dat je dit bestand minimaal één keer per week moet doorlopen, bij voorkeur vaker. We raden u aan deze taak toe te voegen aan uw persoonlijke wekelijkse organisatieroutine om u te helpen bij de les te blijven.