Hoe een kantoor- of bedrijfsverhuizing plannen en organiseren?

Het verhuizen van uw bedrijf naar een nieuwe kantoorlocatie is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en dat een zorgvuldige planning en verschillende voorbereidingsstappen vereist. Zoals bij elk groot project, is het het beste om de werklast te verdelen en specifieke taken toe te wijzen aan verschillende medewerkers. Het vroegtijdig starten van het proces en het onderhouden van open en frequente communicatie zijn de sleutels tot een succesvolle en minder stressvolle verhuizing.

Maak een tijdlijn

Maak een tijdlijn met alle essentiële fasen van uw verhuizing. Bespreek het plan met alle teamleden die bij de verhuizing betrokken zijn, om er zeker van te zijn dat het schema haalbaar is. Wees realistisch over hoeveel tijd u nodig heeft. Een klein kantoor heeft misschien minstens drie maanden nodig om zich voor te bereiden, terwijl een middelgroot tot groot kantoor zes tot acht maanden of langer nodig heeft. In ieder geval is het zaak om zo vroeg mogelijk te beginnen.

Ontwerp de nieuwe ruimte

De volgende stap is om alle beschikbare informatie over de nieuwe ruimte te verzamelen. Probeer blauwdrukken of een vloerindeling te krijgen, zodat u de belangrijkste componenten kunt identificeren, zoals stopcontacten en opslagruimte, en begin met het ontwerpen van de nieuwe kantoorindeling. Het is ook een goed idee om een algemeen lay-outplan voor uw huidige ruimte te hebben, zodat u de twee kunt vergelijken. Als er gebieden in het huidige kantoor zijn die niet werken, identificeer deze dan nu zodat dezelfde problemen in uw nieuwe ruimte kunnen worden vermeden.

Maak daarnaast een lijst van mogelijke problemen met de nieuwe ruimte, zoals een kleinere ontvangstruimte of minder opslagcapaciteit, of misschien een grotere open ruimte waarvoor meer cabines of tijdelijke wanden nodig zijn. Het kan nodig zijn om timmerlieden, schilders, elektriciens, systeeminstallateurs of andere professionals in te huren om muren te bouwen, bedrading toe te voegen of cosmetische veranderingen aan te brengen voordat u intrekt.

Bouw je verhuisteam

Benoem voor middelgrote tot grote kantoren iemand (of vraag vrijwilligers) van elke afdeling of divisie om hun specifieke gebied te coördineren. Dit kan worden toegewezen aan de afdelingssupervisor of manager, die er vervolgens voor kan zorgen dat elke medewerker de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het inpakken van zijn bureau, dossiers en persoonlijke spullen. Voor kleinere kantoren staat u er misschien alleen voor. Als dit het geval is, identificeer dan een paar belangrijke mensen die mogelijk kunnen helpen bij het coördineren van de verhuizing.

Uw team kan ook helpen bij het identificeren van huidige problemen met de oude ruimte en het vinden van mogelijke oplossingen voor het nieuwe kantoor. Dit is een geweldige manier om andere standpunten op te nemen en onderweg consensus te bereiken, vooral als sommige werknemers de verandering niet steunen.

Houd regelmatig vergaderingen

Maak in uw planning regelmatig vergaderingen om de verhuizing en de voortgang met alle medewerkers te bespreken. Het is belangrijk om iedereen op de hoogte te houden en tijd vrij te maken om de zorgen en opmerkingen van de medewerkers te bespreken. Verhuizen is stressvol voor alle betrokkenen en kan stressvoller zijn als beslissingen niet voldoende worden gecommuniceerd.

Bepaal uw budget

Als u een specifiek budgetbedrag heeft toegewezen aan uw verhuizing, is het belangrijk om de kosten te identificeren voordat u verhuizers inhuurt, of zelfs voordat u de eerste doos inpakt.

Wijs taken toe

Laat uw verhuisteam een lijst maken met taken die moeten worden voltooid in de weken voordat u verhuist, en zorg ervoor dat kritieke taken worden toegevoegd aan de tijdlijn / planning. Vraag elke afdelingsmanager of supervisor wat er in hun gebied nodig is, waaronder mogelijk gespecialiseerde serviceproviders, zoals telefoonlijninstallateurs of computernetwerkspecialisten. Zorg er ook voor dat gemeenschappelijke ruimtes bedekt zijn, zoals de receptie, lobby en opslagruimtes.

Huur de verhuizers in

Het inhuren van verhuizers is een van de meest kritische taken bij het verhuizen van een bedrijf, en er zijn verhuisbedrijven die gespecialiseerd zijn in kantoorverhuizingen. Zoals bij elke verhuizing van een huishouden, is het belangrijk ervoor te zorgen dat het bedrijf betrouwbaar is en dat u de beste service krijgt tegen de kosten. Doe je onderzoek, stel de juiste vragen en laat het bedrijf naar je kantoor komen om je verhuizing te beoordelen.

Deze taak kan worden toegewezen aan één persoon of groep of aan een paar verschillende mensen, waarbij elk specifieke bedrijven belt en vervolgens notities vergelijkt. Begin in ieder geval vroeg om er zeker van te zijn dat u de beste prijs krijgt die aan uw behoeften voldoet.

Maak een contactenlijst

Een contactenlijst zorgt ervoor dat iedereen met wie u zaken doet, inclusief leveranciers en klanten, weet dat u verhuist. Het is een goed idee om deze taak toe te wijzen aan één persoon om toezicht te houden om te voorkomen dat contacten door de kieren vallen. Het informeren van klanten en klanten vereist specifieke communicatie over uw nieuwe locatie en hoe het bedrijf zal werken tijdens de verhuizing. Dergelijke informatie is essentieel om ervoor te zorgen dat uw klanten niet ergens anders heen gaan voor uw diensten.