Wie moet ik op de hoogte stellen bij het verhuizen van een kantoor of bedrijf?

Een kantoor verhuizen is ingewikkeld. Met zoveel dingen te doen, is het gemakkelijk om kleinere, maar vitale taken over het hoofd te zien. Om uw kantoorverhuizing op schema te houden, moet u ervoor zorgen dat u een checklist heeft met essentiële taken om uw kantoor te helpen verhuizen en de volgende checklistgids gebruiken om ervoor te zorgen dat niets ongedaan wordt gemaakt.

Cliënten en klanten

Het is een goed idee om eerst uw klantenbestand op de hoogte te stellen van de verhuizing, bij voorkeur minimaal een maand voordat de verhuizing plaatsvindt. Geef informatie over de nieuwe locatie door een formele brief te sturen of een e-mail met een kaart bijgevoegd of als bijlage bij iedereen in uw bedrijfsdatabase. Of, in het geval van een winkel, plaats een kaart en een meldingsbord op de voordeur en zorg voor een kleine folder bij elke aankoop. Plaats de informatie op uw webpagina met gemakkelijk te volgen aanwijzingen en alle bijzonderheden die ervoor zorgen dat uw klanten blijven terugkomen - dit kan een "verhuis" -verkoop of een officieel openingsfeest zijn.

U moet uw klanten ook laten weten of u tijdens de verhuizing überhaupt sluit of uw uren verkort - dit is een kritieke mededeling om ervoor te zorgen dat klanten niet gefrustreerd raken als uw deur op slot is. Als u van tevoren weet wanneer u open gaat, bespaart u veel telefoontjes van uw klanten en voorkomt u dat ze naar uw concurrent gaan voor service. Met andere woorden, laat uw klanten weten wat uw plan is om hen tijdens de overgang van dienst te zijn.

Serviceproviders, verkopers en overheidsinstanties

Breng services en leveranciers op de hoogte die uw bedrijf regelmatig gebruikt. Het kan een printerbedrijf, koerier, kantoorartikelenwinkel of internetprovider zijn.

Banken en verzekeringen

Banken moeten vroegtijdig worden geïnformeerd. U moet het adres op bedrijfscontroles wijzigen, vervolgens de cheques laten afdrukken en creditcardmaatschappijen en andere financiële instellingen of dienstverleners op de hoogte stellen. U kunt besluiten dat uw bedrijf er baat bij zou hebben om zakelijke rekeningen van de ene bank naar de andere of van het ene filiaal naar de andere over te dragen. Spreek met uw bankvertegenwoordiger over de beschikbare diensten in de nieuwe locatie / wijk.

Verzekeringsmaatschappijen moeten ook vroegtijdig worden geïnformeerd. Zij zullen de nieuwe ruimte moeten beoordelen en u, indien van toepassing, een nieuwe schatting moeten geven. Dit is een geweldige tijd met uw verzekeraar om te spreken over het verplaatsen van de verzekering en wat je nodig hebt om ervoor te zorgen uw kantoor is beschermd.

Wijzig inkomende telefoonberichten

Naast het bijwerken van bedrijfsinformatie en marketingmateriaal, zijn er andere manieren waarop u ervoor kunt zorgen dat het publiek op de hoogte is van de aanstaande verhuizing. Voeg een melding toe aan het antwoordapparaat / voicemail met de datum van de verhuizing, waar u zich verplaatst en hoe dit de service kan beïnvloeden. Zorg ervoor dat u contactgegevens opgeeft voor die klanten die mogelijk specifieke zorgen hebben.

Laat medewerkers ook hun directe voicemaillijn op kantoor wijzigen met informatie over de verplaatsing en het nieuwe adres. Nogmaals, het is een gemakkelijke manier om contacten aan de verhuizing te herinneren en degenen die niet in de contactendatabase staan op de hoogte te brengen van de wijziging.

Verander uw handtekeningregel

Het toevoegen van een bericht in de e-mailhandtekeningregel voor alle medewerkers zorgt ervoor dat elke verzonden e-mail de ontvanger herinnert aan de aanstaande verhuizing. Dit is een geweldige manier om personen te bereiken die niet op de contactlijst van het bedrijf staan.

Stempel uitgaande correspondentie

Koop een rode postzegel met de tekst "Notitie nieuw adres" - deze postzegels kunnen meestal worden gekocht bij een kantoorwinkel. Stempel bijgewerkte briefhoofden om ervoor te zorgen dat ontvangers op de hoogte zijn van de adreswijziging. Merk op dat deze notificatiestap mogelijk pas van toepassing is nadat de verplaatsing is voltooid.

Telefoon

Dit moet het eerste hulpprogramma zijn waarmee u contact opneemt over uw verhuizing. U wilt er zeker van zijn dat uw bedrijf tijdens de verhuizing open blijft of dat er zo min mogelijk verstoring is. Laat het telefoonbedrijf weten wanneer de verhuizing is en vraag of telefoons op de nieuwe locatie worden geïnstalleerd en klaar voor gebruik de dag vóór uw verhuisdatum. Dit zorgt ervoor dat het systeem op de eerste dag op de nieuwe locatie operationeel is.

Vraag het bedrijf om op de dag van uw verhuizing een doorschakelsysteem op te zetten. Als uw bedrijf van telefoonnummers verandert, vraag dan om een advies aan uw oude nummer om bellers op de hoogte te stellen van de wijziging van het telefoonnummer. Als u eenmaal bent verhuisd, is het een goed idee om uw oude nummer te bellen om er zeker van te zijn dat de service aanwezig is. Zorg er ook voor dat uw nieuwe zakelijke nummer en adres worden bijgewerkt in het volgende telefoonboek en directory.

Postkantoor, e-mail en sociale media-accounts

Breng het postkantoor op de hoogte van uw verhuizing en zorg ervoor dat de post enkele maanden na de verhuizing wordt doorgestuurd. Zoals eerder opgemerkt, voegt u een verhuisbericht toe aan de handtekeningregels van de werknemer voorafgaand aan de verhuizing en ook na de verhuizing; na het verplaatsen moet de handtekening de ontvanger vragen om de adreswijziging en contactgegevens te noteren. Vaste koeriersbedrijven die pakketten op uw kantoor ophalen en afgeven, moeten ook op de hoogte worden gebracht van de adreswijziging en eventuele wijzigingen in de dienstverlening.