Checklist met dingen die u moet doen bij het verhuizen van een bedrijf
Voorbereiden om een kantoor of bedrijf te verhuizen kan een stuk ingewikkelder zijn dan het verhuizen van een huishouden. Voorbereiden is de sleutel en ervoor zorgen dat alles op uw lijst compleet is, is essentieel. Gebruik deze snelle checklist als leidraad om uw bedrijf op koers te houden.
Bepaal een tijdschema en planning
Het bepalen van uw tijdsbestek zou het eerste moeten zijn dat u doet. Stel de datum in waarop alle spullen uit de kantoorruimte moeten zijn, dit is uw laatste verhuisdatum. Je hebt waarschijnlijk een paar dagen nodig om daadwerkelijk te verhuizen, afhankelijk van hoeveel spullen je moet verhuizen. Werk achteruit vanaf uw vertrekdatum en maak een lijst van alle dingen die u moet doen voordat de vrachtwagens arriveren.
Wijs taken toe en stel indien nodig een verhuiscommissie in
Het is een goed idee om het personeel vroeg bij de verhuizing te betrekken. Een verhuiscommissie kan u niet alleen helpen bij het organiseren en plannen van de verhuizing, maar ook de overgang voor de rest van het personeel vergemakkelijken. Laat de commissie alle taken beoordelen en indien nodig rollen toewijzen. Naarmate de verhuizing vordert, moet u waarschijnlijk taken aan de lijst toevoegen en ook taken toewijzen - er is gewoon te veel om alles zelf te doen.
Stel een intern en extern communicatieplan op
Een intern communicatieplan zorgt ervoor dat medewerkers op de hoogte worden gehouden van de verhuisplannen, terwijl een extern plan uw klanten en leveranciers op de hoogte houdt van uw bedrijfsactiviteiten tijdens de verhuizing, zodat u tijdens de overgang uw bedrijf draaiende kunt houden.
Huur verhuizers in
Zoals bij elke verhuizing, kost het inhuren van goede verhuizers tijd en dit zou een van de eerste taken op uw lijst moeten zijn. Laat een medewerker een lijst opstellen van ten minste vijf verhuisbedrijven en zorg ervoor dat u ze grondig onderzoekt voordat u aanneemt. Bepaal het budget, ontvang offertes en vergelijk diensten van verhuisbedrijven om te beslissen welke u wilt inhuren.
Huur professionele packers in
Als uw verhuisbudget het inhuren van professionele packers kan ondersteunen, doe het dan. Dit voorkomt dat u en uw medewerkers delen van het kantoor moeten inpakken die vaak voorkomen en vaak de moeilijkste ruimtes zijn om in te pakken en te verplaatsen. Medewerkers kunnen worden gevraagd om hun bureau of kantoor in te pakken, omdat het personeel ook de mogelijkheid biedt om hun ruimtes op te ruimen en spullen weg te gooien die ze niet hoeven te verplaatsen.
Maak een nieuw kantoorplan en nieuwe indeling
Dit is waar je verhuiscommissie erg behulpzaam zal zijn. Het is altijd moeilijk om naar een nieuwe ruimte te verhuizen, maar als je moet uitzoeken waar alles en iedereen naartoe gaat, kost dat veel tijd. Zorg ervoor dat u weet waar elk meubelstuk komt te staan en dat elke medewerker gaat zitten. Hoe gedetailleerder het plan, hoe beter.
Praat met uw huidige leveranciers
Het verplaatsen van een bedrijf kan betekenen dat u van dienstverlener moet veranderen. Controleer uw contracten en beslis of u bij uw huidige leveranciers blijft of dat u overstapt. U moet bepalen wat de nieuwe ruimte nodig heeft aan telefoonlijnen en netwerkinfrastructuur. Praat met uw nieuwe verhuurder en verkopers om ervoor te zorgen dat u weet wat de nieuwe ruimte nodig heeft, zodat er geen servicekloof is. Neem voor apparatuur die u least, contact op met de dealer om hem op de hoogte te stellen van de verhuizing en hoe hij zijn apparatuur het beste naar de nieuwe locatie kan brengen.
Houd medewerkers op de hoogte en op de hoogte
Een verhuizing kan lastig zijn voor medewerkers. Het kan een verandering betekenen in de manier waarop ze pendelen en of hun woon-werkverkeer nu langer is dan vóór de verhuizing. Als u naar een kleinere ruimte verhuist, moeten medewerkers weten hoe kantoren worden toegewezen en hoe hun nieuwe ruimte eruit zal zien. Werknemers moeten bij elke stap in het proces worden geïnformeerd. Probeer een verhuisschema bij te houden op het prikbord in de keuken of een andere gemeenschappelijke ruimte, zodat mensen kunnen zien hoe de zaken vorderen en wat er van hen als werknemers wordt verwacht.
