Hoe communiceer je met het personeel bij het verhuizen van een kantoor of bedrijf?
De meeste organisaties met meer dan een handvol mensen hebben een sterke communicatiestrategie nodig voor zowel interne als externe communicatie. Of het nu gaat om meldingen over beleidswijzigingen, dagelijkse procedures of iets onder de zon, medewerkers moeten belangrijke dingen weten.
Hieronder valt ook het ontwikkelen van een plan voor een kantoorverhuizing en het ontwikkelen van een verhuischecklist.
Hoewel je misschien denkt dat er zoveel stappen zijn om een kantoorverhuizing te plannen dat je geen tijd hebt om zelfs maar na te denken over communicatie, moet je echt een dag of twee de tijd nemen om een stevige strategie te bedenken die zowel werknemers als je klanten op de hoogte houdt. van de komende veranderingen.
Wat nog belangrijker is, is dat u uw werknemers direct bij de verhuizing wilt betrekken, aangezien zij waarschijnlijk het meest door de verhuizing zullen worden getroffen.
Belangrijkste interne berichten
De belangrijkste boodschappen moeten betrekking hebben op de timing, verpakking, kantoorsluitingen, nieuwe kantoorindeling en details over de nieuwe locatie.
- Tijdlijn: zorg ervoor dat u alle belangrijke stappen van de verhuizing opgeeft, zodat iedereen weet wat hij kan verwachten en wanneer.
- Inpakinstructies: geef het personeel instructies over het inpakken van hun kantoren of hokjes voor de verhuizing. Dit moet omvatten waar u het verpakkingsmateriaal kunt krijgen, waarvoor ze verantwoordelijk zijn en de deadlines.
- Voorafgaande kennisgeving van eventuele kantoorsluitingen: tijdens de verhuizing moet u mogelijk het kantoor sluiten om de definitieve verpakking en verplaatsing van kantoorapparatuur en -meubilair mogelijk te maken. Zorg ervoor dat uw personeel op de hoogte is van deze data en of en hoe het bedrijf doorgaat tijdens de verhuizing en hoe dit hun werkschema en werkdruk zal beïnvloeden.
- Nieuw kantoorplan: het personeel wil vroegtijdig weten hoe de nieuwe ruimte eruit zal zien en hoe de kantoren zullen worden ingericht. Hebben ze nog een eigen ruimte of zitten ze nu in een hokje of open plattegrond? Zorg ervoor dat u een manier bedenkt om uw personeel te informeren over hoe hun werkruimte kan veranderen.
- De nieuwe locatie, parkeren en woon-werkverkeeropties: geef het personeel alle informatie die ze nodig hebben over de nieuwe locatie, zodat ze het vervoer naar de nieuwe ruimte kunnen voorbereiden.
Manieren om doelstellingen aan het personeel te communiceren
De manier waarop u het bericht bezorgt, moet worden bepaald door het type bericht dat het is. De tijdlijn kan bijvoorbeeld eenvoudig worden aangeleverd via het intranet van uw bedrijf; terwijl kantoorsluitingen het beste kunnen worden gepresenteerd tijdens een personeelsvergadering om ervoor te zorgen dat vragen kunnen worden gesteld en beantwoord.
- Intranet: Voor die bedrijven of organisaties die een intranet hebben, is dit meestal het beste platform voor de meeste berichten. Het maakt eenvoudige updates van bestanden en informatie mogelijk die alle medewerkers kunnen bereiken.
- Persoonlijke bijeenkomsten: wat de boodschap ook is, personeelsvergaderingen zijn een goede plek om aankondigingen te doen en geven het personeel de kans om een volledige discussie te voeren. U kunt de vergadertijd ook gebruiken om te bekijken hoe de informatie zal worden gecommuniceerd, zodat het personeel weet dat ze op de hoogte worden gehouden.
- E-mail: hoewel e-mail gemakkelijk is, is het niet altijd de beste manier om informatie door te geven. Je wilt niet zoveel e-mails versturen dat mensen de informatie niet kunnen vinden wanneer ze die nodig hebben. Als u e-mail gebruikt, zorg er dan voor dat u deze alleen gebruikt om mensen te laten weten waar ze de informatie kunnen verkrijgen.
- Gemeenschappelijke mappen: als u geen intranet hebt, maak dan een gemeenschappelijke map op een netwerkstation waartoe iedereen toegang heeft.
- Prikbord: u kunt een fysieke ruimte gebruiken om informatie te posten. Mensen kunnen het vaak controleren, en het biedt ook een plek waar mensen kunnen samenkomen en hun zorgen kunnen bespreken.
