Hoe houd je werknemers betrokken bij het verhuizen van kantoren?
Verhuizen is vaak een onvermijdelijk onderdeel van het zakendoen. Als u een zakelijke verhuizing plant - of dit nu komt door inkrimping, goedkoper onroerend goed of uitbreiding, of omdat u dichter bij de klanten wilt wonen - is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met medewerkers en op de hoogte wordt gehouden, zodat ze het gevoel hebben dat ze maken deel uit van de verhuizing. Hierbij gaat het om open communicatie, rekening houdend met de impact van de verhuizing op elke medewerker, en input vragen over de verhuizing van je personeel.
Adres vervoer
Voor de meeste van uw werknemers betekent een verhuizing waarschijnlijk een verandering in hun woon-werkverkeer. Bekijk de nieuwe bedrijfslocatie eens goed en bedenk welke veranderingen dit met zich mee kan brengen. Gebruik uw personeelsdatabase om in te schatten welke medewerkers na de verhuizing aanzienlijk verder moeten pendelen. Voor die personen die met het openbaar vervoer reizen, moet u bepalen of het openbaar vervoer toegankelijk is voor de nieuwe locatie.
Als er problemen zijn, breng deze dan naar de getroffen werknemers om hen te laten weten wat hun opties zijn, of dat nu is om te helpen met transportkosten of parkeerplaats. Zelfs als u geen incentives kunt bieden, moet u uw werknemers ver voor de verhuizing van de informatie voorzien, zodat ze kunnen beslissen of ze andere werkgelegenheidsopties moeten nastreven met een beter werkbaar woon-werkverkeer.
Overweeg indien mogelijk om werknemers die het meest door de verhuizing worden getroffen, een flexibeler rooster te geven. Misschien kunnen ze eerder of later binnenkomen, afhankelijk van verkeerspatronen, waar ze wonen en hun specifieke rol binnen het bedrijf.
Plan voor parkeren
Als onderdeel van het omgaan met transportproblemen, laat medewerkers weten of er een verandering in de parkeerplaats zal plaatsvinden en of er betaald zal worden voor parkeren. Vraag medewerkers van tevoren wat ze nodig hebben, zodat u kunt proberen voldoende parkeergelegenheid te bieden voor iedereen die dat nodig heeft. Als dit niet mogelijk is, laat hen dan op de hoogte zijn van andere opties en wat u bereid bent te doen om hen te helpen bij het omgaan met de wijziging van hun vervoersplan.
Houd communicatie open
Regelmatig communiceren met medewerkers over de verhuizing is de sleutel om hen op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat geruchten tot een minimum worden beperkt. Even belangrijk is om medewerkers de mogelijkheid te bieden om u vragen te stellen over de verhuizing; de communicatie moet twee kanten op.
Breng medewerkers zo snel mogelijk op de hoogte van de verhuizing. Geef ze voldoende tijd om ervoor te zorgen dat de nieuwe locatie voor hen werkt, zodat ze kunnen wennen aan het idee van verhuizen en de beste beslissingen kunnen nemen voor hun eigen situatie. Geef ook een tijdlijn van hoe de verhuizing zal verlopen, wat hun rollen zullen zijn en wat u van hen verwacht.
Vraag om input van het personeel
Vraag naar de mening van uw medewerkers over hoe de nieuwe kantoorruimte zal werken en hoe de zaken het beste kunnen worden ingericht voor efficiëntie, plezier van het personeel en de algehele werkomgeving. Hoe meer medewerkers bij het besluitvormingsproces worden betrokken, hoe groter de inbreng en teamondersteuning. Dit is essentieel om het moreel hoog te houden in wat vaak een moeilijke tijd kan zijn.
Kijk of er dingen zijn aan het huidige (oude) kantoor die niet werkten en die mogelijk verbeterd kunnen worden in de nieuwe ruimte. Misschien is dit de opzet van de kopieerruimte, de locatie van de personeelslounge of de hoeveelheid bureauruimte in elk kantoor. Medewerkers zijn de beste adviseurs als het gaat om het verbeteren van workflow en omgeving.
Maak een informatiepakket
Als uw bedrijf al een tijdje op één plek is gevestigd, hebben medewerkers hun favoriete eetgelegenheden, coffeeshops en bedrijfsgerelateerde diensten in de buurt. Om u te helpen bij de overgang naar de nieuwe locatie, maakt u een lijst met lokale bedrijven die zich in de nieuwe buurt bevinden, waaronder restaurants, cafés, sportscholen, kinderdagverblijven, stomerijen en supermarkten. Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent, kunt u overwegen om een middag vrij te nemen om met uw werknemers het nieuwe gebied te bezoeken. Laat ze de nieuwe ruimte zien en breng wat tijd door in het gebied. Dit kan de overgang aanzienlijk vergemakkelijken.
