Weekend telefoongesprek en e-mailetiquette voor professionals

Sommige mensen verwachten zakelijke telefoontjes en e-mails tijdens hun vrije tijd, maar als u niet een van hen bent, kunt u gefrustreerd raken als u van uw baas of collega's hoort dat u zich zou moeten ontspannen. Dit is een veelvoorkomend probleem dat tot frustratie kan leiden en u er uiteindelijk voor kan zorgen dat u de telefoon opneemt.

Als je doordeweeks meer dan 40 uur werkt, heb je waarschijnlijk het gevoel dat je recht hebt op vrije weekenden, dus wat doe je als je consequent zakelijke e-mails en telefoontjes krijgt op de dagen dat je niet gepland bent om te werken? Negeer je ze, beantwoord je ze meteen of wacht je tot je maandag weer op kantoor bent?

Als het een collega is in een gelijkwaardige positie als uw functie, bel of mail dan gerust om te vertellen hoe belangrijk het is om tijd vrij te maken van uw werk. Laat ze weten dat je maandag weer contact met ze opneemt. Wees hoffelijk om een positieve zakelijke relatie met deze persoon te onderhouden. Als het echter uw baas is, moet u uiterst voorzichtig zijn als u de volgende keer dat er promoties of verhogingen worden uitgedeeld, niet wilt missen.

Wat te doen als de baas e-mailt of belt

Uw baas kan onder een van de volgende twee categorieën vallen: ze bellen u zelden tijdens uw vrije uren, of ze zijn een frequente overtreder van het binnendringen van uw vrije tijd. Als ze u niet vaak bellen, bent u waarschijnlijk meer bereid om te reageren en af te handelen wat ze maar willen. Als hun nummer echter elke zaterdagochtend om 9.00 uur op uw beller-ID verschijnt, kunt u met uw ogen rollen en de oproep negeren. Het probleem daarbij is dat het je het hele weekend zal blijven achtervolgen.

Hier zijn enkele tips voor het omgaan met die ongewenste telefoontjes:

• Beantwoord altijd de telefoon aangezien het een noodgeval kan zijn. Als het maar af en toe gebeurt, ga je gang en pak je de kwestie zo professioneel mogelijk aan.
• Als je een patroon ziet waarbij de baas belt zonder rekening te houden met je vrije tijd, voer dan de volgende werkdag een open en openhartige discussie. Misschien heb je iets gemist over wat er in je functie van je wordt verwacht. Alles moet duidelijk worden omschreven.
• Beantwoord elke e-mail die in uw persoonlijke account komt zo snel mogelijk. Controleer uw zakelijke e-mail niet tenzij u een specifieke reden heeft.

Wat je niet moet zeggen of doen als je baas belt

Er zijn waarschijnlijk tientallen dingen die door je heen gaan als je deze vervelende weekendoproepen krijgt. Je zou iets sarcastisch of geestigs kunnen bedenken om te zeggen, of je zou in de verleiding kunnen komen om wraak te nemen. Elk van deze reacties zal u professioneel pijn doen.

Dit is wat u niet moet doen als u wordt gebeld tijdens uw vrije tijd:

• Word niet boos op uw collega of uw baas omdat u in het weekend belt. Sarcasme is niet nodig en kan u een goede werkrelatie kosten, of erger nog, uw baan.
• Negeer de oproep niet. Neem altijd de telefoon op.
• Lieg niet. Je zult uiteindelijk betrapt worden als je er een gewoonte van maakt de waarheid niet te vertellen, en het laatste wat je wilt, is dat je als onbetrouwbaar wordt beschouwd.
• Beantwoord in het geval van een e-mail alles wat een noodgeval is en wacht tot de volgende werkdag om iets af te handelen dat later kan worden afgehandeld.
• E-mail of bel anderen niet tijdens het weekend en word dan niet boos op hen omdat ze hetzelfde doen.

Andere dingen om te overwegen

• Bij sommige soorten bedrijven moet er altijd iemand oproepbaar zijn. Zorg ervoor dat u het bedrijfsbeleid begrijpt met betrekking tot de rotatie van oproepkrachten en hoe snel u moet reageren.
• Je hebt je baas misschien de indruk gegeven dat je altijd bereid bent om op te bellen. Dat kan worden geregeld in een eenvoudig, respectvol, positief gesprek.
• Je baas heeft misschien een snel antwoord op een vraag nodig, en jij bent de enige persoon die kan helpen. Het is altijd een goed idee om te helpen als je kunt.
• Er kan een echte noodsituatie zijn die niet kan wachten tot u weer aan het werk gaat. Soms ervaren bedrijven noodsituaties die het leven of de dood van hun bedrijf kunnen zijn. Als u merkt dat dit het geval is, neem dan de oproep en doe wat u kunt om u te helpen. Als dit zo blijft, wilt u misschien op zoek gaan naar een andere baan.