Etiquette voor het maken en nakomen van afspraken

Heb je er ooit naar uitgekeken om iemand te zien, alleen om in de steek gelaten te worden omdat ze vergat het in haar agenda te zetten? Het is nooit goed om afspraken te vergeten of consequent te laat te zijn in professionele of sociale situaties.

Het roosteren

Bekijk uw agenda en controleer op conflicten voordat u uw afspraken plant. U kunt beter de receptioniste laten weten dat u het druk heeft dan het te boeken en het later te moeten wijzigen.

Het maakt niet uit wat voor soort afspraak u boekt: medisch, tandarts, kapper, nagels of welk soort consult dan ook. De persoon met wie u een ontmoeting heeft, is waarschijnlijk afhankelijk van nagekomen afspraken om de kost te verdienen.

Bevestiging

Veel artsen, tandartsen en andere professionals bellen, e-mailen of sms'en om afspraken te bevestigen. Reageer zodra je het ziet. Kunt u de afspraak niet maken, maak dan van de gelegenheid gebruik om de tijd te wijzigen. Denk niet dat het negeren ervan je opheft.

Conflicten en herschikking

De meeste professionals weten dat er op het laatste moment conflicten kunnen ontstaan, en ze zullen hun best doen om u op een geschikter moment te verzetten. Bel, verontschuldig je voor het ongemak en kies een ander tijdstip dat voor jullie beiden werkt. Als je een bepaald tijdstip niet zeker weet, maak dan geen afspraak, want je wilt niet bekend staan als een chronische roosterwisselaar.

Als u een nieuwe afspraak moet maken, geef de andere persoon dan de gelegenheid om u te laten weten wanneer hij of zij beschikbaar is. Ga niet maar door over hoe druk je het hebt. Dat vliegt niet omdat de ander het waarschijnlijk net zo druk heeft. U moet ook degene zijn die belt en de afspraak wijzigt. Als u op een assistent vertrouwt, kan het zijn dat u weer in dezelfde positie komt waarin u opnieuw moet plannen, omdat er misschien iets in uw agenda staat waarvan hij of zij zich niet bewust is.

Bel altijd om opnieuw te plannen in plaats van te vertrouwen op sms'en of e-mailen. Het heen en weer gesprek kan tijd en harde gevoelens besparen. Noem je naam, vraag of dit een goed moment is om een afspraak te maken om de afspraak te verzetten, en zeg gewoon dat je de afspraak niet kunt maken. Dit is geen tijd voor flauwe excuses.

Wees op tijd

Maak er een punt van om op het afgesproken tijdstip op uw afspraak te verschijnen. Verzin geen excuses om te laat te komen. Houd rekening met verkeersopstoppingen als u in de spits rijdt. Geef uzelf vijf of tien minuten extra om voor onverwachte vertragingen te zorgen.

Als u weet dat u de afspraak niet op tijd kunt maken, bel dan zo snel mogelijk. Wacht niet tot je er zou moeten zijn of later. Zorg ervoor dat u het nummer bij de hand heeft om op uw mobiele telefoon te bellen als u in de file komt te staan.

Zelfs als de dokter in het verleden overboekingen heeft gehad, moet u zich aan de overeenkomst houden. U kunt uw ontevredenheid bespreken als u niet tevreden bent dat u moet wachten, maar kom niet opzettelijk te laat.

Hier zijn enkele basisregel-of-thumb beste tijden om aan te komen:

• Sollicitatiegesprekken: 5 minuten te vroeg, tenzij u wordt gevraagd om eerder te komen om meer papierwerk in te vullen.
• Zakelijke bijeenkomst: 5 minuten te vroeg om plaats te nemen voordat de bijeenkomst begint.
• Medische of tandheelkundige afspraak: 5 tot 10 minuten te vroeg, tenzij u een nieuwe patiënt bent en medische formulieren moet invullen.
• Kapsalon, kapperszaak of nagelsalon: 5 minuten te vroeg. Als u te laat komt, ontdekt u misschien dat uw afspraak is gemaakt bij een walk-in of iemand op de wachtlijst.
• Diner: opgegeven tijd tot 5 minuten te laat. Je wilt er niet komen terwijl de gastheer zich nog aan het voorbereiden is.
• Bijeenkomst met vrienden: 5 minuten te vroeg tot precies op tijd. Bel als je te laat komt.
• Bruiloft of begrafenis: minimaal 15 minuten te vroeg. Je wilt niet aankomen als het tijd is voor de bruid om door het gangpad te lopen. U moet uw medeleven betuigen aan de familie van de overledene en uw plaats vinden voordat de begrafenis begint.

Niet te zien

Een van de meest onbeschofte dingen die u kunt doen, is een afspraak maken en deze niet nakomen. Als je gewoon niet komt opdagen, laat je de ander zien dat je niet om zijn of haar tijd geeft.

De waarde van tijd wordt kostbaarder naarmate we het drukker krijgen in het leven, dus als je een afspraak met iemand plant, moet je het als een waardevol goed zien. Verspil nooit opzettelijk die tijd en behandel het nooit zonder het respect dat het verdient. Als u een afspraak plant, dicteert de juiste etiquette dat u zich eraan houdt.