Etiquette voor zakelijke bijeenkomsten

Werk je voor een bedrijf dat regelmatig vergadert? Vraag je je ooit af wat je moet doen en wat als correct gedrag wordt beschouwd op deze bijeenkomsten? Vreest u het bijwonen van de vergaderingen omdat u bang bent dat u een faux pas begaat die uw positie of uw kansen op doorgroeimogelijkheden in gevaar zou kunnen brengen?

Doorgaans behouden managers, teamleiders of bedrijfsleiders zich het recht voor om zakelijke bijeenkomsten te starten wanneer ze daar behoefte aan hebben. Of het nu regelmatig geplande evenementen zijn of voor een specifiek doel worden opgeroepen, iedereen die aanwezig is, moet de juiste richtlijnen voor zakelijke etiquette volgen.

Leider

Voorafgaand aan de vergadering is het essentieel om alles georganiseerd te hebben, zodat u niemand kostbare tijd verspilt. U wilt dat het zo soepel en volgens schema mogelijk verloopt, maar laat indien mogelijk nog tijd over voor vragen en feedback. De sleutel is om respect te tonen voor alle betrokkenen.

Hier zijn enkele aanbevolen richtlijnen:

• Zorg voor een schriftelijke agenda met een logische volgorde en realistische tijden. Als de tijd en middelen het toelaten, stuur dan kopieën naar iedereen die aanwezig zal zijn.
• Stuur een uitnodiging naar potentiële deelnemers met zoveel mogelijk details over de vergadering, inclusief locatie, begintijd, wat ze moeten meenemen en eindtijd.
• Begin met een vriendelijke groet en laat iedereen weten wanneer het oké is om vragen te stellen.
• Zorg voor water op het podium of voor in de kamer en drink het tussen de onderwerpen door of als iemand anders aan het woord is.
• U hoeft uw toespraak niet letterlijk op te schrijven, maar u moet op zijn minst opsommingstekens in uw aantekeningen hebben. Als u dit niet doet, kan het zijn dat u van het ene onderwerp naar het andere springt en vergeet wat u te zeggen heeft. Dit kan ervoor zorgen dat u tijd verspilt en dat de aanwezigen zich afvragen wat het punt van de vergadering is.
• Let op de lichaamstaal van uw bezoekers. Als je ziet dat mensen hun interesse verliezen, pauzeer dan even en controleer jezelf om er zeker van te zijn dat je geen informatie herhaalt of te veel tijd besteedt aan iets dat niet relevant is.
• Heb een paar anekdotes om de bijeenkomst interessant te houden. Vertel echter geen ongepaste grappen die zelfs maar een zweem van seksisme, racisme of iets anders bevatten dat anderen zou kunnen beledigen.
• Steel nooit de ideeën van andere mensen en noem ze de jouwe. Geef altijd eer aan anderen voor ideeën en geslaagde taken.
• Hoewel het oké is om een beetje te bewegen, loop je niet heen en weer door de voorkant van de kamer. Dit maakt je nerveus.
• Blijf tijdens de vraag- en antwoordperiode stil totdat de vraagsteller klaar is voordat u antwoordt. Als u de vraag niet begrijpt, vraag hem of haar dan om deze te herhalen of om de vraag verder uit te leggen.
• Als iemand boos of vijandig lijkt, blijf dan kalm en vraag de persoon om dit op een later tijdstip met je te bespreken.
• Beëindig de vergadering indien mogelijk vroeg. Het is beter dat het korter is dan de aandacht van de aanwezigen te verliezen.

Deelnemers

Iedereen die naar de vergadering wordt geroepen, moet aanwezig zijn, tenzij de omstandigheden het niet toelaten. Als u van tevoren op de hoogte bent van de bijeenkomst, overweeg dan om extra tijd te nemen voor uw persoonlijke verzorging om respect te tonen voor eventuele begeleiders die aanwezig zijn. Kleed u passend voor het zakelijke niveau.

Tips voor vergadermanieren:

• Als u wordt gevraagd om een bevestigingsbericht te sturen, doe dit dan zodra u de vergadering in uw agenda invoert.
• Kom op tijd. Zorg dat je er indien mogelijk een paar minuten eerder bent.
• Controleer uw mobiele telefoon en zorg ervoor dat deze op stil staat of is uitgeschakeld. U mag tijdens een vergadering nooit sms-berichten verzenden, tenzij de leider u daarom vraagt voor een specifieke persoon.
• Als er versnaperingen worden geserveerd, is een drankje acceptabel. Wacht echter tot na de vergadering met een tussendoortje, tenzij alle anderen aan het eten zijn.
• Als dit een lunchbijeenkomst is, breng je eten dan naar de tafel en eet het zo stil mogelijk en zonder de aandacht op jezelf te vestigen.
• Chat niet en wissel geen notities uit met andere bezoekers. Dit is erg storend en kan de indruk wekken dat u uw werk niet serieus genoeg neemt om goed op te letten wat er wordt besproken.
• Als u wordt gebeld, antwoord dan zo direct mogelijk. Als je het antwoord niet weet, bied dan je excuses aan en wees eerlijk. Geen antwoord is beter dan het verkeerde.
• Bedank de spreker na de bijeenkomst.
• Blijf niet langer dan nodig in de vergaderruimte hangen. Als u rondhangt, lijkt het alsof u niets doet, en u wilt niet dat de baas denkt dat u de vergadering gebruikt om zich aan uw taken te onttrekken.

Bijeenkomsten in een restaurant

Soms wordt er een lunchbijeenkomst belegd en deze kan in een restaurant worden gehouden. Ook al is dit niet op kantoor, vergeet niet dat u nog steeds aan het werk bent.

Extra vergadertips voor restaurantbijeenkomsten:

• Vergeet nooit uw tafelmanieren.
• Behandel maaltijdongevallen met gratie en goede manieren.
• Gebruik het juiste keukengerei. Als u twijfelt welke vork bij elke cursus hoort, volgt u de persoon die de vergadering leidt.
• Als u in een buffetrestaurant bent, ken dan de juiste manieren om uzelf te helpen.
• Volg de juiste richtlijnen voor het eten van hapjes.