Hoe prioriteit te geven aan uw taken?

Dus je hebt al deze dingen elke dag gedaan en je to-do-lijst is vol - hoe weet je wat je als eerste, tweede en derde moet doen?

Vrijwel iedereen heeft het gevoel dat ze te veel te doen hebben en te weinig tijd om het te doen. Vaak komt dat overweldigende gevoel voort uit het onvermogen om al die schijnbaar dringende taken prioriteit te geven. Als u het gevoel heeft dat uw takenlijst met de minuut langer wordt en u niet eens weet waar u moet beginnen, kunt u als volgt uw taken identificeren, evalueren en prioriteren.

1. Maak een lijst

Voordat u probeert uw verplichtingen in volgorde van belangrijkheid te sorteren, moet u de tijd nemen om een uitgebreide lijst samen te stellen van alles wat u nodig heeft of wilt bereiken. Verdeel uw lijst in secties voor verschillende soorten taken. Deze categorieën kunnen zijn:

Dagelijkse of wekelijkse taken

Dit zijn alledaagse " taken " die persoonlijk kunnen zijn (maaltijdplanning en boodschappen doen) of werkgerelateerd (wekelijkse teamvergadering). Als u al een dagelijkse routine volgt, zult u bekend zijn met deze taken; zo niet, dan is dit een goed moment om er een te maken. Wat u opneemt, kan variëren - sommige mensen zullen het niet nodig vinden om zichzelf eraan te herinneren e-mail te checken of boodschappen te kopen, maar anderen zullen de gestructureerde herinneringen waarderen om bepaalde acties op bepaalde tijden of op bepaalde dagen uit te voeren.

Taken met deadlines

Deze moeten uiteraard op een specifieke datum worden gedaan en moeten van tevoren worden voorbereid. Voorbeelden kunnen een schoolkrant zijn die over drie weken moet worden ingeleverd of een feestje dat je over zes maanden plant. Dit soort taken - vaak projecten genoemd - kunnen later worden opgesplitst in kleinere componenten - 'schrijf papier' kan bijvoorbeeld worden opgesplitst in het lezen van de relevante boeken, het ordenen van uw notities, het schrijven van een schets, het schrijven van het eerste concept, enzovoort. Aan.

Terugkerende taken

Deze komen niet op een dagelijkse of wekelijkse frequentie voor, maar het zijn ook geen eenmalige projecten. Terugkerende taken kunnen tandartsafspraken zijn of uw driemaandelijkse belastingen doen.

Zelfgemotiveerde, noodzakelijke taken

Dit zijn taken of projecten waarvan je weet dat je ze moet doen, maar niemand zal je dwingen. Ze hebben zelden of nooit een ingebouwde tijdslimiet. Denk na over het verbeteren van de website van uw kleine onderneming of het vinden van een nieuwe huisarts.

Zelfgemotiveerde, niet noodzakelijke taken

Dit zijn de leukere activiteiten die niettemin de neiging hebben buiten de boot te vallen, omdat andere, meer duidelijk noodzakelijke taken ze verdringen. Denk aan lezen voor uw plezier of werken aan hobby's.

Ooit taken

Deze taken blijven onderaan je to-do-lijst of in je achterhoofd hangen, maar ze hoeven meestal niet snel of ooit te worden gedaan. Voorbeeld: verf je radiatoren.

2. Organiseer uw lijst

Als je alles eenmaal hebt opgesomd, kun je uitzoeken wat je eerst moet doen en je schema organiseren. (Hoe u dit fysiek doet - op een vel papier, een planner, een app, een online agenda of anderszins - doet er minder toe dan dat u een methode kiest die voor u werkt en die u gaat gebruiken.) Hier volgen enkele criteria om denk aan:

Dringend of belangrijk

Alle taken kunnen worden onderverdeeld in een van de vier categorieën. Dringende en belangrijke taken moeten zo snel mogelijk als eerste worden uitgevoerd; dringende maar niet belangrijke taken kunnen indien mogelijk worden gedelegeerd, maar als dat niet het geval is, moet uw planning voldoende flexibiliteit en extra tijd bevatten om ze op te vangen wanneer ze verschijnen; belangrijke maar niet urgente taken moeten ruim van tevoren worden gepland, zodat ze niet urgent worden; taken die niet belangrijk of urgent zijn, kunnen mogelijk worden geëlimineerd, maar als u er plezier aan beleeft, moeten ze in uw planning worden verwerkt, zodat ze niet overbelast raken door zwaardere verplichtingen.

Beoordeel waarde

U kunt de waarde van een taak op verschillende manieren beoordelen. De ene zou kunnen zijn of andere mensen worden beïnvloed, en hoe belangrijk die mensen voor je zijn (de goedkeuring van je baas en het welzijn van kinderen die ervan afhankelijk zijn, zijn belangrijker dan bijvoorbeeld de mening van een groep vreemden waarmee je akkoord ging om deel te nemen aan een bijeenkomst.) Je zou ook veel waarde kunnen toekennen aan taken die je op de lange termijn terugverdient, of die je gewoon lonend vindt.

Een referentie die u waarschijnlijk zult tegenkomen wanneer u leest over het prioriteren van taken, is de 80-20-regel of het Pareto-principe, waarin staat dat 80% van de effecten afkomstig is van 20% van de oorzaken. Dit kan voor u wel of niet waar blijken te zijn, maar het is een goede herinnering om vast te stellen waar u werkelijk tijd aan besteedt en welke inspanningen hun vruchten afwerpen.

Timing en flexibiliteit

Een goed werkend schema zorgt voor veranderingen en erkent tijdsdruk. Wees realistisch bij het stellen van prioriteiten en het plannen van uw dagen. Bij twijfel overschat u de tijd die een bepaalde taak zal kosten.

Als er twee taken tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd, hangt de keuze waarmee u wilt beginnen af van hoe u het beste werkt. Sommige mensen geven er de voorkeur aan om de eenvoudigere taak uit de weg te ruimen om zich op de meer complexe taak te concentreren; anderen zullen zich gerustgesteld voelen als ze eerst aan de moeilijkere taak beginnen, en een deel of alles af krijgen voordat ze verder gaan. Onthoud dat u niet één taak of project van begin tot eind hoeft uit te voeren voordat u doorgaat naar de volgende - tenzij u natuurlijk vindt dat op die manier werken uw productiviteit verhoogt.

Beperk uw dagelijkse taken die u moet doen tot maximaal drie. De dag kan ook kleinere taken omvatten die routinematiger of minder belangrijk of urgent zijn, maar het vollopen van grote taken zal waarschijnlijk tot stress en teleurstelling leiden.

Onthoud dat prioriteiten kunnen veranderen - als je baas wil dat je nu iets doet, zal je vorige eerste prioriteit waarschijnlijk naar de tweede gaan. Dat is des te meer reden om meer tijd in uw schema in te bouwen om flexibiliteit mogelijk te maken.

3. Batch taken

Batching-taken zijn een van de meest effectieve en efficiënte manieren om die zeurende, dagelijkse taken uit te voeren. Batchen betekent simpelweg dat u steeds weer aan hetzelfde type taak werkt voordat u naar iets anders overschakelt. De eerste stap is het identificeren van taken die u steeds opnieuw uitvoert en vervolgens een eenvoudige workflow opzetten die ze kunnen volgen. Vervolgens pakt u die taken tegelijkertijd aan met behulp van die workflow.

Batching vereist het voltooien van vergelijkbare taken waarvoor vergelijkbare middelen in "batches" nodig zijn om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Betaal al uw rekeningen tegelijkertijd
• Open al uw e-mail één keer per week en voer deze actie uit in plaats van deze elke dag op te stapelen en er nooit meer bij te komen

Met batches kun je in een groef komen door steeds dezelfde taak te doen, zodat je geen tijd hoeft te verspillen aan het uitzoeken van instructies of wat je vervolgens moet doen.

4. Elimineer taken

Als je al je taken op een rijtje hebt gezet en ze hebt gesorteerd van belangrijkste naar minst, wordt duidelijk welke taken onderaan de lijst staan. Deze kunnen soms aan iemand anders worden gedelegeerd, maar als dat niet mogelijk is, moet u beslissen of u een tijd voor hen plant of ze elimineert.

Misschien heb je taken op je lijst die je niet hoeft te doen of zelfs maar wilt doen, maar je voelde je op een gegeven moment onder druk gezet om er iets aan toe te voegen (ga naar de sportschool, ga naar een boekenclub). Deze kunnen helemaal worden geëlimineerd.

Ten slotte is het mogelijk om gewoon te veel te doen - als je niet alles voor elkaar kunt krijgen, evalueer dan je werkdruk om te bepalen of je gewoon wat meer oefening nodig hebt bij het stellen van prioriteiten of dat je iemand moet vertellen dat je niet meer door kunt gaan met een bepaalde taak.