Etiquettetips voor deelnemers aan zakelijke conferenties

Heeft u zich ooit zorgen gemaakt over een aanstaande professionele conferentie die u moet bijwonen? Maakt u zich zorgen over wat andere mensen op de conferentie van u denken? Als het antwoord ja is op een of beide vragen, bent u niet de enige.

De zakelijke conferentie biedt deelnemers de mogelijkheid om professionaliteit, kennis en werkvaardigheden te tonen in een meer persoonlijke omgeving dan een typische zakelijke bijeenkomst. Het nadeel is dat er ook nogal wat mogelijkheden zijn om etiquettefouten te maken die niet kunnen worden teruggenomen als ze eenmaal zijn gepleegd.

Onthoud de volgende keer dat u een conferentie bijwoont, dat uw reputatie op het spel staat op elk moment dat u zichtbaar bent voor een andere deelnemer. Blijf positief en doe wat je kunt om vriendelijk te zijn, anderen te helpen en alleen positieve aandacht te krijgen. Als u anderen ziet die zich ongemakkelijk voelen, maak dan van de gelegenheid gebruik om ze op hun gemak te stellen.

Juiste kleding

Zorg ervoor dat u bij het plannen van uw conferentiegarderobe de algemene dresscode van het evenement begrijpt. Formeel zakendoen betekent een pak, een stropdas en donkere sokken voor mannen. Vrouwen moeten een pak, schoenen met gesloten neus en een tuinslang dragen.

Je hebt meer speelruimte met business casual. Mannen kunnen ervoor kiezen om een pak te dragen, maar een sportjas is ook geschikt. Vrouwen mogen broekpakken of bijpassende broeken, tops en jassen dragen. Hoewel sommige vrouwen misschien peep-toe schoenen of sandalen dragen, kun je bij twijfel op safe spelen met pumps of flats met gesloten neus.

Vooruit plannen

Vergeet tijdens het inpakken geen items die u waarschijnlijk nodig heeft. Veel conferentieplanners hebben een lijst met dingen die u nodig heeft. Voeg ook een mobiele telefoon, pennen, potloden, papier, tablet of laptop, visitekaartjes en iets toe om uw benodigdheden mee te nemen. U moet ook laders inpakken voor alle elektronische apparatuur.

Denk eraan om conferentiemateriaal te hebben dat vooruit is gestuurd. Dit kan uw schema, een syllabus en een kaart zijn. Ken de namen en iets over de mensen met wie u moet praten.

Poets uw zakelijke etiquette op door deze tips te volgen:

• Weet hoe u de hand moet schudden.
• Wees voorbereid om met anderen te praten door enkele gespreksaanvragers uit het hoofd te laten onthouden.
• Begrijp zakelijke relaties en wees professioneel met iedereen terwijl u op de conferentie bent.
• Onthoud de namen van collega's, zelfs als ze zich in een ander kantoor bevinden.
• Als u naar de conferentie vliegt, volgt u de juiste etiquette voor vliegreizen.

Reputatie en gedrag

Bewaak uw reputatie te allen tijde. Spreek op een positieve manier en blijf loyaal aan uw bedrijf. Je weet nooit wie er luistert.

Er wordt misschien alcohol geschonken op de conferentie, maar ken uw grenzen. Als u te veel eet, kunt u iets zeggen waar u later spijt van krijgt. Kies bij twijfel ongerepte dranken in plaats van alcoholische dranken.

Tips voor vergadergedrag:

• Kom altijd op tijd.
• Houd tijdens vergaderingen uw aandacht op de spreker gericht.
• Niet friemelen of kronkelen.
• Stel vragen die relevant zijn voor het onderwerp.
• Onderbreek nooit de spreker of iemand anders die een vraag stelt.
• Schuif na het opstaan uw stoel naar binnen en pak al uw papieren en persoonlijke bezittingen op.
• Bedank de spreker, maar monopoliseer zijn of haar tijd niet.

Respecteer anderen

De kans is groot dat u wordt omringd door andere mensen die er zijn om dezelfde reden als u. Toon respect voor iedereen om je heen - van de medewerker op het laagste niveau tot de CEO van een bedrijf waarvoor je zou willen werken. Als je ziet dat twee mensen een privégesprek voeren, geef ze dan wat ruimte en tijd om hun gesprek af te sluiten voordat je je bij hen aansluit.

Volg de juiste hoteletiquette gedurende uw hele verblijf. U moet ook het congres- en hotelpersoneel met respect behandelen. Die mensen werken er hard aan om ervoor te zorgen dat iedereen heeft wat ze nodig hebben. Wees genereus met tips.

Elektronica

Hoewel over het algemeen wordt verwacht dat u uw elektronische apparatuur bij u heeft, moet u anderen respecteren. Zet het geluid op je tablet of laptop zachter als je ze meeneemt naar vergaderingen of workshops. Zet uw mobiele telefoon tijdens alle evenementen stil.

Visitekaartjes

Het is altijd een goede manier om uw visitekaartjes mee te nemen naar zakelijke conferenties. Zorg ervoor dat je ze altijd bij je hebt, want je weet nooit wanneer je iemand zult ontmoeten met wie je later zou willen communiceren.

Als je het visitekaartje van iemand anders accepteert, stop het dan in je zak, handtas of kaarthouder. Het is altijd een goed idee om wat aantekeningen op de achterkant van de kaart te maken om later uw geheugen op te frissen.

Staanplaatsen

Als je een idee of product aan een andere bezoeker wilt pitchen, probeer dan een afspraak te maken zodat je de onverdeelde aandacht van de ander hebt. Kom op tijd opdagen en wees niet te opdringerig of veeleisend. Veel beslissingen moeten door de commissie of op een later tijdstip worden genomen.

Etenstijd

Volg de juiste tafelmanieren wanneer u dineert op een zakelijke conferentie. Als u ooit twijfelt over welk gebruiksvoorwerp u moet gebruiken, volgt u de leiding van de gastheer van uw tafel of de persoon die de conferentie leidt. Houd alle gesprekken passend tijdens de maaltijden.

Onthoud waar je bent

Hoewel sommige mensen vergeten, is een zakenconferentie geen persoonlijke vakantie. Het is belangrijk om te onthouden dat dit een professionele omgeving is en als zodanig moet worden behandeld de hele tijd dat u daar bent. Als u iets anders doet, kan uw reputatie in gevaar komen en kunt u uw professionele doelen niet bereiken.